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Guide Indy pour débutant : bien démarrer sa comptabilité freelance

Par Bastian
Publié le
Guide Indy pour débutant - démarrer sa comptabilité freelance

Indy est le logiciel de comptabilité n°1 des freelances en France. Si vous venez de vous lancer ou cherchez à remplacer votre tableau Excel, ce guide vous accompagne pas à pas : de la création de votre compte à votre première déclaration URSSAF.

Pourquoi choisir Indy

Avant de plonger dans le tutoriel, voici pourquoi Indy se démarque :

  • Plan gratuit : facturation et livre des recettes sans limite de durée
  • Comptabilité automatisée : synchronisation bancaire + catégorisation IA
  • Déclarations pré-remplies : URSSAF, TVA, 2042-C-Pro en quelques clics
  • Tous les statuts : micro-entreprise, EI, EURL, SASU
  • Expert-comptable intégré dès 59€/mois (recommandé pour EI/EURL/SASU)
  • Support français réactif (chat et téléphone)

Pour un avis détaillé, consultez notre test complet d’Indy.

Étape 1 : Créer votre compte Indy

Inscription

  1. Rendez-vous sur Indy
  2. Cliquez sur « Créer un compte gratuit »
  3. Renseignez votre email et un mot de passe
  4. Validez votre adresse email

Configuration initiale

Indy vous pose quelques questions pour personnaliser votre expérience :

Votre statut juridique

  • Micro-entrepreneur
  • Entreprise individuelle (BNC ou BIC)
  • EURL / SASU
  • Autre

Votre activité

  • Prestation de services (développeur, consultant, designer…)
  • Activité libérale (profession réglementée)
  • Vente de marchandises
  • Activité mixte

Votre régime fiscal

  • Micro-BNC (micro-entreprise, services)
  • Micro-BIC (micro-entreprise, vente)
  • Régime réel simplifié
  • Régime réel normal

Votre régime de TVA

  • Franchise en base (pas de TVA)
  • Régime réel simplifié
  • Régime réel normal
  • Mini-réel

Cette configuration prend 5 minutes et détermine les fonctionnalités activées et les obligations suivies par Indy.

Étape 2 : Configurer votre profil professionnel

Informations de votre entreprise

Renseignez vos informations légales qui apparaîtront sur vos factures :

  • Raison sociale : votre nom ou nom commercial
  • SIREN / SIRET : numéro d’identification
  • Adresse professionnelle : siège social
  • APE / NAF : code d’activité
  • Numéro de TVA : si vous êtes assujetti
  • RCS / RM : si inscrit au registre du commerce ou répertoire des métiers

Personnalisation des factures

Dans Paramètres > Facturation :

  1. Logo : uploadez votre logo (format PNG ou JPG, 300x300px minimum)
  2. Couleurs : choisissez les couleurs de vos factures
  3. Coordonnées bancaires : IBAN pour faciliter les paiements
  4. Conditions de paiement : délai par défaut (30 jours)
  5. Pénalités de retard : taux légal (généralement 3x le taux d’intérêt légal)
  6. Mentions légales : ajoutées automatiquement selon votre statut

Étape 3 : Connecter votre banque

La synchronisation bancaire est la fonctionnalité la plus utile d’Indy. Elle automatise 90% de votre comptabilité.

Comment ça marche

  1. Dans le menu, cliquez sur « Banque » puis « Ajouter un compte »
  2. Recherchez votre banque (plus de 300 banques compatibles)
  3. Authentifiez-vous avec vos identifiants bancaires
  4. Sélectionnez le(s) compte(s) professionnel(s) à synchroniser

Sécurité

Indy utilise un agrégateur bancaire agréé par l’ACPR (Banque de France). Vos identifiants bancaires ne sont jamais stockés par Indy — ils sont chiffrés et transmis directement à l’agrégateur.

Ce que la synchronisation apporte

  • Import automatique de toutes les transactions
  • Catégorisation IA : Indy catégorise automatiquement 80-90% des transactions
  • Rapprochement : les factures sont automatiquement liées aux paiements reçus
  • Alertes : notifications en cas de transaction non catégorisée

Si vous n’avez pas encore de compte pro, Tiime propose un compte gratuit avec carte Visa Business qui se synchronise parfaitement avec Indy.

Étape 4 : Créer votre première facture

Depuis le tableau de bord

  1. Cliquez sur « Nouvelle facture »
  2. Sélectionnez le client (ou créez-en un nouveau)
  3. Ajoutez les lignes de prestation :
    • Description du service
    • Quantité et unité (heures, jours, forfait)
    • Prix unitaire HT
  4. Vérifiez la TVA (automatique selon votre régime)
  5. Prévisualisez et envoyez

Le numéro de facture

Indy génère automatiquement les numéros de facture en séquence (F-2026-001, F-2026-002…). Vous pouvez personnaliser le format dans les paramètres, mais attention : les numéros doivent être séquentiels sans rupture.

Créer un devis d’abord

Pour les projets importants, créez d’abord un devis :

  1. Cliquez sur « Nouveau devis »
  2. Remplissez les mêmes informations qu’une facture
  3. Envoyez au client
  4. Quand le devis est accepté, transformez-le en facture en un clic

Les relances automatiques

Configurez les relances pour ne plus courir après les paiements :

  1. Allez dans Paramètres > Relances
  2. Activez les relances automatiques
  3. Configurez le calendrier :
    • J+7 après échéance : relance amicale
    • J+15 : relance ferme
    • J+30 : relance avec mention des pénalités

Indy envoie les emails de relance à votre place — vous n’avez rien à faire.

Étape 5 : Gérer sa comptabilité au quotidien

Le livre des recettes (micro-entreprise)

En micro-entreprise, votre seule obligation comptable est le livre des recettes. Indy le génère automatiquement à partir de vos factures et transactions bancaires.

Chaque entrée contient :

  • Date d’encaissement
  • Numéro de facture
  • Client
  • Nature de la prestation
  • Montant
  • Mode de paiement

Catégoriser les transactions

Chaque semaine (ou à la fin du mois), vérifiez les transactions non catégorisées :

  1. Allez dans « Banque » > « Transactions à catégoriser »
  2. Pour chaque transaction, Indy propose une catégorie (basée sur l’IA)
  3. Validez ou modifiez la catégorie
  4. Ajoutez un justificatif si nécessaire (photo de la note de frais)

Catégories courantes pour un freelance :

  • Recettes : honoraires, ventes
  • Charges : loyer bureau, logiciels, téléphone, transport
  • Virements internes : transferts perso ↔ pro (à exclure de la compta)

Le rapprochement bancaire

Indy rapproche automatiquement vos factures avec les paiements reçus. Quand un client vous paie, la facture correspondante passe au statut « Payée » automatiquement.

Si le rapprochement automatique échoue (montant différent, référence manquante), vous pouvez le faire manuellement en glissant la transaction vers la facture.

Étape 6 : Les déclarations

Déclaration URSSAF (micro-entreprise)

Indy calcule automatiquement votre CA à déclarer :

  1. Allez dans « Déclarations » > « URSSAF »
  2. Vérifiez le montant du CA (basé sur vos factures encaissées)
  3. Reportez le montant sur autoentrepreneur.urssaf.fr

Indy vous envoie un rappel avant chaque échéance (mensuelle ou trimestrielle).

Pour un guide détaillé, consultez notre article Déclaration URSSAF auto-entrepreneur.

Déclaration de TVA

Si vous êtes assujetti à la TVA, Indy prépare votre déclaration :

  1. Allez dans « Déclarations » > « TVA »
  2. Vérifiez les montants (TVA collectée, TVA déductible)
  3. Transmettez la déclaration (ou laissez votre expert-comptable le faire)

Déclaration d’impôts (2042-C-Pro)

En avril-juin, Indy pré-remplit votre déclaration complémentaire de revenus :

  1. Allez dans « Déclarations » > « Impôts sur le revenu »
  2. Vérifiez les cases pré-remplies (5HQ pour micro-BNC, etc.)
  3. Reportez les montants sur impots.gouv.fr

Étape 7 : Fonctionnalités avancées

Le tableau de bord

Le dashboard Indy vous donne une vue d’ensemble :

  • CA mensuel/annuel : suivi en temps réel
  • Factures en attente : montant des impayés
  • Trésorerie : solde et prévisions
  • Seuils : progression vers les seuils micro-entreprise et TVA
  • Prochaines échéances : déclarations à venir

Les notes de frais

Depuis l’application mobile Indy :

  1. Prenez en photo votre justificatif (restaurant, transport…)
  2. L’OCR extrait automatiquement les informations (montant, TVA, date)
  3. Catégorisez la dépense
  4. Le justificatif est archivé numériquement (valeur probante)

Les exports

Indy permet d’exporter vos données à tout moment :

  • FEC (Fichier des Écritures Comptables) : format légal
  • CSV : pour Excel ou Google Sheets
  • PDF : grand livre, balance, bilan
  • Export comptable : pour votre expert-comptable

Indy gratuit vs payant

FonctionnalitéGratuitEssentiel (12€/mois)Premium (25€/mois)
FacturationIllimitéeIllimitéeIllimitée
Livre des recettesOuiOuiOui
Synchronisation bancaire1 compteMulti-comptesMulti-comptes
Catégorisation IABasiqueAvancéeAvancée
Déclarations URSSAFRappelsPré-rempliesPré-remplies
Déclaration 2042NonOuiOui
Support prioritaireNonNonOui
Expert-comptableNon+59€/moisInclus (certains plans)

Notre recommandation : commencez avec le plan gratuit, puis passez à Essentiel (12€/mois) quand votre CA dépasse 1 000€/mois. Le plan Premium (25€/mois) est rentabilisé dès la première déclaration d’impôts correctement optimisée.

Connecter Indy à vos autres outils

Indy + Make.com

Connectez Indy à Make.com pour automatiser votre workflow comptable :

  • Nouveau paiement Stripe → facture Indy automatique
  • Facture impayée > 30 jours → notification Slack
  • Fin de mois → récapitulatif email automatique

Indy + Tiime

Utilisez Tiime comme compte pro et Indy pour la comptabilité. Les deux outils se synchronisent parfaitement via la connexion bancaire.

Indy + Waalaxy

Nouveau client signé via Waalaxy → créez automatiquement sa fiche client dans Indy et générez un devis. Consultez notre guide de la prospection LinkedIn pour trouver des clients.

Les erreurs à éviter avec Indy

Erreur 1 : Ne pas synchroniser sa banque

La synchronisation bancaire est le cœur d’Indy. Sans elle, vous perdez 90% de l’automatisation. Connectez votre banque dès le premier jour.

Erreur 2 : Laisser traîner les catégorisations

Catégorisez vos transactions chaque semaine. Plus vous attendez, plus c’est fastidieux et plus le risque d’erreur augmente.

Erreur 3 : Ignorer les alertes de seuil

Indy vous alerte quand vous approchez des seuils (micro-entreprise, TVA). Ne les ignorez pas — un dépassement non anticipé peut avoir des conséquences fiscales importantes.

Erreur 4 : Ne pas archiver les justificatifs

En cas de contrôle fiscal, vous devez pouvoir justifier chaque dépense. Photographiez et archivez systématiquement vos justificatifs dans Indy (conservation 10 ans).

FAQ

Indy est-il conforme à la réglementation française ?

Oui. Indy est certifié conforme aux normes anti-fraude TVA (loi de finances 2018) et produit des FEC (Fichiers des Écritures Comptables) conformes.

Puis-je utiliser Indy pour une SASU ou EURL ?

Oui. Indy gère tous les statuts juridiques. Pour les sociétés, le forfait avec expert-comptable (59€/mois) est fortement recommandé.

Indy remplace-t-il un expert-comptable ?

En micro-entreprise, oui. Indy gère l’intégralité de vos obligations comptables. Pour les régimes réels (EI, EURL, SASU), un expert-comptable reste recommandé — Indy en propose un intégré.

Comment migrer depuis un autre logiciel ?

Indy propose un import FEC depuis la plupart des logiciels comptables. Le support peut vous accompagner pour la migration.

Conclusion

Indy transforme la comptabilité freelance d’une corvée en une formalité. En 30 minutes de configuration, vous disposez d’un outil complet qui automatise la facturation, la catégorisation, les déclarations et le suivi de trésorerie.

Commencez gratuitement et concentrez-vous sur votre métier — Indy s’occupe du reste.

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